Stuur dan je reactie naar:
Maaike Jongerius
Hoe krijg je de werkdruk in jouw organisatie omlaag? Voor veel teams en afdelingen een pittige én herkenbare uitdaging. Een doorlichting van alle activiteiten geeft inzicht in de caseload en biedt aanknopingspunten voor verbeteringen. Dit was ook het geval bij de gemeente Bronckhorst.
De medewerkers van het cluster Financiële Administratie Participatie (FAP) binnen de gemeente Bronckhorst ervaren een hoge werkdruk. Het cluster heeft te maken met een toename van het aantal facturen en beschikkingen. De werkvoorraden lopen op en het lukt onvoldoende om tijd of ruimte te creëren voor reflectie. Iets dat voor veel organisaties waarschijnlijk herkenbaar is. Significant Public onderzocht samen met de FAP-medewerkers de mogelijkheden voor tijdsbesparing en werkverlichting.
De aanpak
We hebben in interactieve bijeenkomsten per sub-cluster met de betreffende medewerkers per activiteit de huidige tijdsinvestering, frequentie en verbetermogelijkheden voor efficiëntie in kaart gebracht. Met de stakeholders van andere afdelingen hebben wij gekeken naar de meerwaarde van activiteiten en naar verbetermogelijkheden in de samenwerking en afstemming. Parallel hieraan is de tijdsbesteding binnen de grootste activiteiten gespiegeld bij twee gemeenten die van hetzelfde systeem gebruikmaken.
Deze aanpak leverde tips en adviezen op om werkdrukvermindering te realiseren en goed binnen de organisatie te borgen. Daarbij was er zowel aandacht voor de ‘harde’ aspecten - zoals het verminderen van controle-stappen - als voor de ‘zachte’ aspecten. Denk bij dat laatste bijvoorbeeld aan de samenwerking met andere clusters. Het cluster FAP is na oplevering van het rapport voortvarend aan de slag gegaan met de verbetervoorstellen, met een aanzienlijke tijdsbesparing als resultaat.